Как бизнесу сохранить отношения с уехавшими сотрудниками
Частичная мобилизация, объявленная в России 21 сентября, спровоцировала очередную волну эмиграции. Проверенных данных о том, сколько россиян выехало из страны в нетуристических целях, нет. Ни Кремль, ни силовые ведомства не раскрывали данных по осеннему оттоку. Государственные органы Казахстана, Грузии, Армении и других стран, куда устремились россияне, с конца сентября обнародуют статистику о пересечении своих границ гражданами РФ и входящих из России денежных потоках. Судя по этим сообщениям, речь идет как минимум о тысячах трудоспособных граждан и миллионах рублей.
Вкупе с мобилизацией отток ценных кадров за рубеж — новый вызов для российского бизнеса. Банкиры и финансисты, фармацевты и айтишники, учителя, преподаватели вузов и ученые уже попросили отсрочку. Многопрофильные деловые ассоциации (РСПП, ТПП, «Опора России», госкорпорация МСП) направили в правительство письмо с предложением дать любому бизнесу право забронировать от мобилизации 30-50% персонала. А Минцифры рекомендовало не мобилизовывать граждан по 195 приоритетным специальностям. Пока вопросы броней и отсрочек обсуждаются, одни компании требуют у релоцировавшихся сотрудников вернуться на рабочие места под риском увольнения, другие изучают возможности продолжить отношения с уехавшими. В новом материале Frank Media с помощью юристов постарались разобраться, какие варианты сохранить ценные кадры сейчас есть у бизнеса.
Почему важно быть налоговым резидентом?
Согласно Налоговому кодексу, налоговыми резидентами России считаются все лица, независимо от их гражданства, которые провели в РФ 183 и более дней в течение календарного года. В учет дней за рубежом не входят лечение или обучение за рубежом сроком до шести месяцев. Налоговое резидентство РФ гарантирует этим лицам ставку НДФЛ в размере 13% в общем случае или 15%, если их совокупный доход за год превысит 5 млн рублей. Для нерезидентов ставки в два раза выше — 30%.
Для Федеральной налоговой службы (ФНС) не важно, в январе или декабре уехал человек — налоговое резидентство определяется накопленным итогом в конце календарного года. И при изменении статуса налогоплательщика в течение этого года последний будет обязан доплатить разницу между резидентской и нерезидентской ставкой ретроспективно, т.е. за весь прошедший год. Самим гражданам выгоднее релоцироваться во второй половине года — тогда их доход до конца года от источника в РФ будет облагаться 13% или 15%.
Сейчас ФНС не собирает данные о пересечении границ гражданами РФ в автоматическом режиме. Налоговики вправе обратиться к органам пограничного или миграционного контроля, чтобы определить точное количество дней нахождения или отсутствия конкретного лица на территории страны, рассказывали Frank Media юристы. Однако сам работодатель, являющийся налоговым агентом своих сотрудников, заинтересован знать о местонахождении сотрудника, чтобы удерживать с него налог в зависимости от налогового резидентства. Дело в том, что удержание налога по неверной ставке может обернуться для компании штрафом в размере 20% от невыплаченной в бюджет суммы.
Для работодателей, чьи сотрудники уехали осенью, в 2022 году с точки зрения налогов ничего не меняется. Но до конца года компании целесообразно обсудить с релоцированными работниками дальнейшие планы.
Если нет уверенности, что человек вернется в новом календарном году, тогда по истечении 183 дней работодатель обязан удерживать с него НДФЛ в размере 30%. Кроме того, с 2023 года для бизнеса меняется модель уплаты страховых взносов за сотрудников. Теперь компании будут платить единый платеж в Социальный фонд — новую структуру из объединившихся Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС). При этом единый платеж за сотрудника вырастет, так как предельная величина базы для начисления страховых взносов (зарплата сотрудника накопленным итогом — FM), при достижении которой компания применяет льготный тариф взноса, повышается до 1,92 млн рублей, выяснил РБК. Сейчас для ПФР она составляет 1,565 млн рублей (сверх этой суммы компания может отчислять 10% вместо 22%) и 1,032 млн рублей для ФСС (аналогично 0% вместо 2,9%). По этим причинам бизнесу станет невыгодно содержать тех, кто уехал. А рост отчислений по НДФЛ может подтолкнуть релоцированных сотрудников к поиску работы в другой стране, сетует управляющий партнер Lenar wealth management Ленар Рахманов.
Если компания и сотрудник хотят продолжать отношения, есть несколько вариантов, говорят опрошенные Frank Media юристы.
Первый вариант — удаленка
Во время пандемии в Трудовой кодекс (ТК) РФ были внесены изменения, которые предусматривают несколько видов дистанционной работы. Например, компании с большим числом офисного персонала вправе установить чередование выполнения работником трудовой функции дистанционно и на рабочем месте, рассказывает юрист Birch Legal Дарья Атаманова. Также работодатель может отправить сотрудника на полную удаленку, причем она может действовать как на весь срок трудового договора, так и быть временной мерой.
Статья 312.1 ТК определяет удаленку как «выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения» при условии использования для выполнения работы и взаимодействия интернета.
В пандемию многие работали на удаленке, но в основном сотрудники оставались в своем регионе в отличие от нынешней ситуации, когда люди меняют не просто регион, а страну проживания, говорит руководитель HR-службы юридической группы «Яковлев и Партнеры» Светлана Краснянская. В российском законодательстве подробно не раскрывается содержание понятия «место работы», продолжает она. Сейчас это расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение. В случае расположения организации и ее обособленного структурного подразделения в разных местностях, исходя из ч. 2 ст. 57 ТК РФ, место работы работника уточняется применительно к этому структурному подразделению.
Закон не требует включать в договор конкретный адрес, достаточно населенного пункта. Работодатель не обязан создавать для сотрудника стационарное рабочее место, хотя компенсация за его организацию может быть прописана в допсоглашении к трудовому договору о переводе сотрудника на удаленку. Из этого следует, что, если сотрудник работает из-за рубежа, у компании нет обязательства регистрировать в этой стране свое обособленное подразделение, а документах можно просто указать новую страну и город проживания сотрудником, заключает Краснянская. Условие о конкретном месте выполнения работником дистанционной работы не является обязательным, т.е. точный адрес можно не указывать, соглашается советник практики трудового права Alumni Partners Юрий Иванов.
Против практики сохранения трудового договора с налоговыми нерезидентами активно выступает Минтруд. В своем письме от 9 сентября 2022 г. № 14-2/ООГ-5755 министерство писало, что «оформление отношений с лицами, проживающими за рубежом, по трудовым договорам противоречит законодательству и влечет серьезные риски для российского рынка труда». Нормы трудового права РФ не действуют на территориях других государств, подчеркивал Минтруд.
К такой практике нашлись вопросы и у Минфина. Он не доволен тем, что работодатели вообще не взимают НДФЛ с налоговых нерезидентов, определяя источник дохода по месту нахождения сотрудника, а не по месту регистрации компании. Ранее Минфин и ФНС своими письмами разрешали такую практику, если в трудовом договоре было прописано рабочее место в иностранном государстве. Теперь Минфин намерен исправить эту коллизию и в ноябре-декабре обещает провести законопроект, по которому источник дохода в таком случае будет признаваться российским. Какой будет ставка НДФЛ для релоцировавшихся россиян, пока неясно. Обсуждается как возможность оставить ее на резидентском уровне для тех, кто постоянно проживал в РФ в 2021 году, так и стандартные 30%.
Второй вариант — договор гражданско-правового характера
В ранее упомянутом письме Минтруд предлагает работодателям вместо удаленки заключать с уехавшими сотрудниками договоры в рамках гражданско-правовых отношений — договоры оказания услуг или договоры подряда. До сих пор это был удобный вариант для работодателя из-за экономии на социальных выплатах.
Сейчас сэкономить на договорах гражданско-правового характера (ГПХ) у бизнеса не получится. С 1 января 2023 года работодатели должны уплачивать за таких сотрудников страховые взносы на случай временной нетрудоспособности (больничные) и материнства (отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком). Сейчас же за таких сотрудников бизнес зачисляет лишь НДФЛ и обязательное пенсионное и медицинское страхование. Поэтому переход на ГПХ с сотрудником для работодателя невыгоден и даже рискован. Во-первых, сами сотрудники могут оспорить изменение формата отношений. Во-вторых, массовый перевод персонала на ГПХ может привлечь внимание налоговой, стать причиной проверок и штрафов, предупреждает Краснянская. В целом, ФНС и иные контролирующие органы нормально относятся к заключению договоров ГПХ с отдельными работниками, главное, чтобы они не подменяли трудовой договор, говорит Иванов.
С точки зрения удержания НДФЛ с ГПХ есть та же неопределенность, что и с удаленкой. Вопрос о том, как определять источник дохода (по месторасположению сотрудника или компании), остается открытым, говорят собеседники Frank Media.
Третий вариант — самозанятость и ИП
Чтобы минимизировать свои налоги, сотрудники могут предложить работодателю оформить с ними отношения как с самозанятыми или индивидуальными предпринимателями (ИП). Ставка налога на профессиональный доход (НПД) для самозанятых составляет 4-6% в зависимости от того, оказывается услуга физическому или юридическому лицу. Максимальная сумма годового дохода для НПД составляет 2,4 млн рублей. ИП, выбравший упрощенную систему налогообложения (УСН), платят 6-процентный налог с объектом налогообложения «доходы», а с объектом «доходы минус расходы»- 5-15% на разницу. Годовой доход ИП при этом не должен превышать 164,4 млн рублей (с учетом коэффициента-дефлятора 1,096, установленного Минэкономразвития на 2022 год)
Для сотрудника такие варианты удобны. Возможность стать самозанятым законодательно не увязывается с налоговым резидентством, важно лишь наличие гражданства РФ. Эту же позицию высказывал и Минфин в письме № 03-11-11/2644 от 20 января 2020 года. Аналогичная ситуация и с ИП на УСН: уплата налога также не связана с налоговым резидентством. Единственный минус для сотрудника — НДП и УСН не попадают под действия соглашений об избежании двойного налогообложения, поэтому их нельзя будет зачесть в стране релокации. Но в случае возвращения сотрудника в РФ у сторон не будет препятствий для заключения нового трудового договора.
Для работодателя перевод бывшего сотрудника на самозанятость может быть рискован. Законодательно сменить трудовой договор с сотрудником на договор с тем же человеком в качестве самозанятого можно лишь через два года. Но если ранее он трудился по ГПХ, таких ограничений нет. В отличие от самозанятых правила «двух лет», для ИП нет, говорит Атаманова. Правда, ФНС не любит такие перемены, массовый перевод сотрудников на самозанятость или ИП может вызвать вопросы, предупреждает юрист налоговой практики BGP Litigation Линда Куркулите. По ее словам, в таком случае важно грамотно выстраивать новый формат отношений с уехавшим сотрудником. «Функции, осуществляемые ИП или самозанятыми, должны существенно различаться с теми, которые осуществлялись ранее сотрудниками работодателя на основании трудовых договоров», — советует она. Например, можно использовать такие лайфхаки: не придерживаться стандартного рабочего графика, перечислять положенную сумму не в день зарплаты, подробно расписывать выполненную работу в актах, не быть единственным клиентом самозанятого или ИП.