Что такое справка о доходах и как ее получить: инструкция и образец

Справка о доходах и суммах налога — это бывшая справка 2-НДФЛ, которую отменили несколько лет назад. Документ отражает суммы доходов и суммы налога, уплаченного в бюджет. Также в ней указывается какие налоговые вычеты получили за определенный период. Справку составляет налоговый агент, который также отвечает за её отправку в налоговую инспекцию. Налоговым агентом считается тот, кто уплачивает налоги за физическое лицо. Чаще всего таким агентом выступает юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или государство. 

Справка о доходах, известная как 2-НДФЛ, больше не существует. С 2021 года налоговые агенты начали оформлять новые справки, в которых указываются доходы и суммы налога для физических лиц. Вместо 2-НДФЛ сотрудникам теперь выдается справка о доходах и суммах налога физического лица, которая является частью приложения № 1 расчета по форме 6-НДФЛ. Суть документа осталась прежней. Работодатели по-прежнему обязаны предоставлять такие справки в течение трех рабочих дней после запроса сотрудника и также в день увольнения.

Чтобы банк одобрил кредит или ипотеку, заемщик должен подтвердить свою финансовую состоятельность и доказать, что способен добросовестно погашать задолженность. Для этого кредитные учреждения запрашивают “Справку о доходах и суммах налога физического лица”, в случае невозможности ее получения, клиент вправе представить альтернативу — справку по форме банка. Это упрощенный вариант традиционной справки о доходах. В ней работодатель указывает фактический среднемесячный доход заемщика за последние месяцы. Поскольку нет единого стандарта для этого бланка, каждый банк обычно предоставляет свою уникальную форму.

Для получения справки о доходах нужно подойти к своему непосредственному руководителю или в бухгалтерию и подать заявление на имя руководителя организации или главного бухгалтера, указав период, за который запрашивается информация.

Индивидуальный предприниматель не может подтвердить доходы по такой форме. Ему необходимо:

Для самозанятых есть три варианта: скачать справку с портала Госуслуг, зайти на сайт ФНС или в мобильное приложение «Мой налог». 

Плюсы и минусы самозанятости: стоит ли ее оформлять

Основные поля, которые содержит типовая справка: 

Справка о доходах заполняется лицами, являющимися налоговыми агентами по денежным выплатам гражданам. То есть, юридическое лицо или индивидуальные предприниматели, выплачивающие любые доходы физическим лицам, кроме получателей: самозанятых граждан или индивидуальных предпринимателей, так как они сами отчитываются перед налоговыми органами, напомнил советник юрфирмы «Легикон-Право» Алексей Некрасов. По его словам, формирование справки лучше делать автоматически используя программы, помогающие начислять заработную плату и фиксировать выплаты физическим лицам. Также в справке нужно указать коды выплаченных доходов и периоды, к которым относятся доходы физического лица.

Приказ ФНС [1], который утверждает форму справки о доходах и суммах налога физического лица сотруднику, не содержит порядок заполнения справки о доходах, но, с учетом того, что тем же приказом утверждена форма расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, который подается в налоговый орган в составе формы 6-НДФЛ за год, содержащая аналогичные показатели, можно руководствоваться порядком заполнения официально направляемого в налоговый орган расчета, указала руководитель налоговой практики K&P Group Виктория Канишевская.  

Как составить отчет о движении денежных средств по зарубежным счетам 

Справка о доходах не имеет установленного срока действия, когда используется для подтверждения размера полученного дохода в целях налогообложения. Однако для получения кредита или для визы срок действия справки определяется организациями, которые ее запрашивают. Как правило средние сроки:

Справка содержит сведения о доходах, которые выплатил налоговый агент. В большинстве случаев при выплате доходов физическим лицам от российских организаций или ИП, они являются налоговыми агентами по НДФЛ. То есть, на такие организации или ИП налоговым законодательством возложена обязанность удержать налог, перечислить его в бюджет. А физическому лицу доходы уже перечисляются за вычетом удержанного НДФЛ.

Причем, облагаемые НДФЛ доходы могут выплачиваться не только в связи с трудовыми отношениями, рассказывает Канишевская из K&P Group. 

Например, если физическое лицо (не самозанятый и не ИП) заключил гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг, договор аренды с юридическим лицом или ИП, получил дивиденды, или доходы по ценным бумагам и производным финансовым инструментам, налоговый агент в соответствии с налоговым кодексом [2] должен по заявлению выдать справку о доходах.

Но здесь есть сложность. Если срок выдачи справки от работодателя регламентирован трудовым кодексом [3], то срок выдачи справок в отсутствии трудовых отношений законодательством не урегулирован. Также физическое лицо может обратиться к бывшему работодателю, у которого ранее работал для получения такой справки. Так что возможность получить справку зависит не от того, работал человек или нет, а от того, получал ли он облагаемые НДФЛ доходы от налогового агента, заключила эксперт. 

Алексей Некрасов подтвердил, что справку о доходах может получить человек, которому были выплачены доходы, в том числе не связанные с оплатой труда. Например, выплачен доход за приобретенный товар или в качестве авторского вознаграждения. Кроме того, по его словам самый лучший способ получения справки о доходах сейчас, это личный кабинет налогоплательщика физического лица, в котором отражаются все справки, направленные в налоговый орган с 2020 года. Также данный личный кабинет может быть хорошим инструментом контроля со стороны физического лица, получившего доход, за выполнением плательщиком своих обязанностей по представлению сведений в налоговый орган.

Неофициальная занятость является преградой для получения справки о доходах, поскольку выдача такой справки будет являться подтверждением фактических трудовых отношений и несет в себе риски налоговой проверки для лица, выдавшего справку, говорит Некрасов. При наличии договора гражданско-правого характера получить справку о доходах можно без проблем, поскольку это является обязанностью юрлица, выплачивающего доходы физическому лицу по такому договору.

Справка должна выдаваться при наличии любого дохода, облагаемого НДФЛ. Если говорить о гражданско-правовом договоре, то, если физическое лицо, не являющееся ИП или самозанятым, заключает такой договор с юридическим лицом или ИП, то такое юридическое лицо или ИП становятся для него налоговым агентом и удерживает НДФЛ. А значит они также должны выдавать такую справку, указала Виктория Канишевская. 

Что касается неофициальной работы, рассказывает она, то тут нужно понимать, что такие взаимоотношения вообще находятся вне правового поля, поэтому тут трудно сказать, что должен работодатель при неофициальном трудоустройстве, он же в принципе не должен допускать трудоустройство без оформления. Документ называется «справка о доходах и суммах налога физического лица», а при неофициальном трудоустройстве налоги очевидно не платятся. Поэтому работодатель с большой долей вероятности такую справку не выдаст или включит в нее только те доходы, которые сотрудники получают официально. 

Налоговым кодексом не предусмотрены санкции за невыдачу такой справки. При наличии трудовых отношений обязанность ее выдачи предусматривается трудовым кодексом [4]. Соответственно, за ее невыдачу работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. Однако, при неофициальном устройстве сотрудников трудовые отношения нужно сначала доказать, а в этом случае такие штрафы могут стать не самой главной проблемой работодателя.

Расчет НДФЛ в принципе довольно сложен, считает Канишевская. И соответственно, типичные ошибки, которые допускают работодатели при расчёте НДФЛ и заполнении формы 6-НДФЛ, например, при присвоении кодов доходов и вычетов, при отнесении доходов к тому или иному периоды, могут автоматически перенестись и в справки, которые выдаются налогоплательщикам.

Важно, для каких целей физическое лицо берет такую справку. Если такая справка нужна просто для информации, то технические ошибки вряд ли будут иметь большое значение. Но часто такие справки требуются для подтверждения доходов, например, в банке для получения ипотеки, в посольстве для получения визы и т.п. В этом случае существенные ошибки в размере доходов могут иметь негативные последствия. Что касается получения налоговых вычетов, то, для их предоставления налоговые органы ориентируются на те сведения, которые передал налоговый агент.

Со слов Некрасова, чаще всего в справках о доходах ошибки допускаются в данных лица, которому выдается справка, а также в кодах видов доходах или периодах, к которым такие доходы относятся. Уменьшить количество ошибок позволит автоматизация учета и корректное заполнение данных физических лиц-получателей и платежных документов.

Наличие гражданства РФ или его отсутствие не является преградой для получения справки о доходах, поскольку главные условия получения такой справки — это получение дохода физическим лицом от юридического лица и отсутствие у получателя дохода статуса самозанятого или индивидуального предпринимателя, тк они самостоятельно уплачивают налоги, указал эксперт. 

Если иностранный гражданин получил налогооблагаемые НДФЛ доходы от российского налогового агента, то такие справки о доходах выдаются независимо от гражданства, подтвердила Канишевская. Вообще для определения порядка налогообложения гражданство не имеет особого значения. Имеет значение только налоговое резидентство налогоплательщика. Налоговым резидентом является физическое лицо, не зависимо от гражданства, которое находится в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев [5].